Integritetspolicy

För att du som är vår potentiella, nuvarande eller tidigare kund, leverantör eller samarbetspartner eller söker arbete hos oss ska känna dig trygg med vår behandling av dina personuppgifter, beskriver vi i denna policy hur vi som personuppgiftsansvarig behandlingar dina personuppgifter när du anlitar oss, kommunicerar med oss och dylikt. Längst ner finns även information om dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande.

Personuppgiftsansvarig

Har du frågor om vår personuppgiftsbehandling kan du när som helst kontakta oss på info@varmex.se eller

Värmex AB, org nr 556198–5440, Solkraftsvägen 12, 135 70 Stockholm

Om du har synpunkter på hur företaget hanterar dina personuppgifter har du även möjlighet att vända dig till Datainspektionen eller tillsynsmyndigheten i det land där du bor eller arbetar.

För kunder, leverantörer och samarbetspartners

Källor som personuppgifterna samlas in ifrån

Från dig eller ditt företag. De uppgifter vi samlar in från dig är typiskt sett den information du tillhandahåller oss i samband med att du kommunicerar med oss, ingår avtal med oss eller deltar på ett evenemang vi anordnar. I övrigt kan ditt företag uppge dig som kontaktperson eller tillhandahålla dina kontaktuppgifter på sin hemsida.

Från andra källor. När så är motiverat kan vi inhämta kontaktinformation till representanter på relevanta företag och föreningar från leverantörer av sådan information.

Personuppgifter som vi behandlar

Värmex AB samlar in och behandlar olika typer av personuppgifter om dig i samband med att du använder våra tjänster eller kontaktar oss. De uppgifter vi behandlar är:

Kontaktuppgifter.
Företagsrelaterad information. Närmare bestämt information om det företag du arbetar för, inklusive företagsnamn, din titel, arbetsplats och, om tillämpligt, information om din rätt att representera företaget.
Personnummer, i de fall du har enskild firma.
Med det menar vi de uppgifter som du inkluderar i dina e-postmeddelanden till oss eller som du annars tillhandahåller oss genom kommunikation. Exempelvis samlar vi in och behandlar kommunikationen om du mailar oss och efterfrågar mer information om våra tjänster.
Information från kundundersökningar.
Känsliga personuppgifter. Samlar vi bara in om du tillhandahåller oss med sådan, och endast i den utsträckning det är nödvändigt och berättigat för oss att använda sådana uppgifter. Exempelvis behandlar vi dina matpreferenser och/eller allergier, om du tillhandahåller oss med sådan information inför ett evenemang vi anordnar.

Ändamål och laglig grund

Dina personuppgifter används för att kommunicera med dig och vi behandlar även kommunikationen mellan oss, inklusive eventuella bifogade bilagor och dokument. Den behandling som görs är nödvändig antingen för att vi ska kunna uppfylla det avtal vi ingått med dig eller din arbetsgivare eller för vårt berättigade intresse av att effektivt kommunicera med våra potentiella, nuvarande eller gamla kunder, leverantörer och samarbetspartners.
Marknadsföring. Med stöd av vårt berättigade intresse av att marknadsföra oss kommer din kontaktinformation att användas för att bland annat skicka nyhetsbrev, information om våra tjänster eller evenemangsinbjudningar till dig. Denna behandling stödjer vi på vårt berättigade intresse av att kunna marknadsföra våra tjänster, antingen eftersom du visat ett intresse i våra tjänster eller för att vi bedömt att det företag du arbetar för verkar inom en relevant målgrupp för våra tjänster.

Om du inte vill få marknadsföring från oss, vänligen använd de instruktioner vi gett dig i e-postmeddelandet du fått från oss, eller kontakta oss direkt.

Med ditt samtycke som laglig grund kan vi, efter att du godkänt det, publicera en referens du lämnat eller inkludera dig i artiklar om den tjänst du har använt, för att marknadsföra våra tjänster.

Om du deltar i ett av våra evenemang, behandlar vi de personuppgifter vi behöver om dig för att kunna administrera det evenemanget.
Om du har enskild firma, identifikation. Om du har enskild firma behandlar vi personnummer som en del av den information vi behandlar om ditt företag och för att kunna identifiera dig som representant för sådant företag. Denna behandling är nödvändig för en säker identifiering och för vårt berättigade intresse av att kunna identifiera våra kunder, leverantörer och samarbetspartners.
Då vi är skyldiga att följa svensk lag kommer dina personuppgifter att behandlas i den utsträckning som krävs enligt lag eller andra rättsliga förpliktelser, t.ex. för bokföring eller rapportering till myndigheter.
Skydd av Värmex AB, dig och andra. Vi kan behandla dina personuppgifter om det behövs för att försvara eller göra gällande våra, dina eller andras rättsliga anspråk, affärsintressen eller andra legitima intressen. Det kan t.ex. behövas om du eller någon annan riktar krav mot oss. Det kan vara nödvändigt för att skydda dig och andra eller för andra berättigade intressen, såsom vårt intresse av att kunna försvara oss mot eller göra gällande rättsliga anspråk.
Företagstransaktion. I det fall vi, av strategiska eller affärsmässiga skäl, i framtiden beslutar att sälja eller överföra hela eller delar av bolaget kan dina personuppgifter delas eller överföras till parter som är involverade i transaktionen. Denna behandling baseras på vårt berättigade intresse av att kunna utveckla vår verksamhet.

För våra befintliga kunder och leverantörer gäller även:

Kundundersökningar. Dina kontaktuppgifter kan användas för att kontakta dig angående kundundersökningar, t.ex. för att höra dina tankar om Värmex AB och våra tjänster. Vi kontaktar dig i vårt berättigade intresse av att förbättra våra produkter och tjänster när du är tidigare kund hos oss.

Det är dock frivilligt att svara på kundundersökningar och för det fall personuppgifter förekommer i den information som samlas in från kundundersökningar, behandlar vi dessa personuppgifter med ditt samtycke.

Skapa samlad statistik. Dina personuppgifter används för att skapa statistik i aggregerad form, vilket innebär att uppgifterna inte kan identifiera dig. Behandlingen sker med stöd av berättigade intressen, bl.a. vårt intresse av att kunna utveckla och förbättra våra tjänster och produkter.
Utveckling och förbättring av våra tjänster och erbjudanden. Statistik kommer att användas som material i vårt arbete för att utveckla och förbättra våra tjänster, vår verksamhet och våra erbjudanden, vilket också är det berättigade intresse vi grundar behandlingen på.
Om du eller din arbetsgivare har beställt våra tjänster eller vi har beställt dina kan dina personuppgifter användas för faktureringssyften. Detta inkluderar att använda dig som referens i samband med fakturan. Behandlingen stödjer vi på vårt berättigade intresse av att kunna fakturera för våra tjänster likaså betala fakturor ställda till Värmex AB.
Tillhandahållande av våra tjänster. För att kunna administrera vårt affärsförhållande med våra kunder och tillhandahålla våra tjänster behandlar vi dina personuppgifter. Detta är nödvändigt för att uppfylla våra skyldigheter enligt det avtal vi ingått med dig eller din arbetsgivare.
Administrering av vårt avtal. Dina personuppgifter kommer att behandlas när vi ingår, samt under tiden för, avtal med dig eller din arbetsgivare. Detta är nödvändigt för att kunna ingå och uppfylla avtalet med dig eller din arbetsgivare samt vårt berättigade intresse av att kunna ingå och uppfylla olika typer av avtal samt ha en kontaktperson i anledning av avtalet.
För att vi ska kunna sköta vår verksamhet samt ha dokumentation för det fall tvist uppstår, upprättar vi och lagrar projektrapporter där personuppgifter eventuellt kan förekomma. Detta gör vi i vårt berättigade intresse av att kunna säkerställa god kvalité i utförandet av våra tjänster, för att den dagliga verksamheten ska fungera samt för att ha dokumentation vid en eventuell tvist.

För dig som söker arbete hos oss

Källor som personuppgifterna samlas in ifrån

Från dig. De uppgifter vi samlar in från dig är typiskt sett den information du tillhandahåller oss i samband med att du söker en tjänst hos oss eller annars kommunicerar med oss.

Från rekryteringsföretag. För det fall vi anlitar ett rekryteringsföretag för att hjälpa oss att leta efter rätt kandidat till den tjänst vi utlyst får vi information om dig från rekryteringsföretaget.

Personuppgifter som vi behandlar

Värmex AB samlar in och behandlar olika typer av personuppgifter om dig i samband med att du använder våra tjänster eller kontaktar oss. De uppgifter vi behandlar är:

Kontaktuppgifter: Med detta menas namn, personnummer eller liknande, födelsedatum, nationalitet och språkpreferenser.
CV eller annan information som inkluderats i din ansökan. Vi behandlar ditt CV, personliga brev, referenser, rekommendationsbrev och annan information som du har inkluderat i din ansökan.
Information från intervjuer och annan referensinformation. Med detta menas anteckningar från intervjuer med dig, eventuella testresultat, förväntningar eller andra prefenser såsom lönenivå.
Med det menar vi de uppgifter som du inkluderar i dina e-postmeddelanden till oss eller som du annars tillhandahåller oss genom kommunikation. Exempelvis samlar vi in och behandlar din eventuella spontanansökan till oss.
Speciella kategorier av personuppgifter, ”känsliga uppgifter”. För det fall du inkluderar känsliga uppgifter i din kommunikation med oss eller i ditt CV, behandlar vi sådan information endast i den utsträckning det är nödvändigt och motiverat – och med ditt samtycke.

Ändamål och laglig grund

Dina personuppgifter, närmare bestämt de kontaktuppgifter du tillhandahåller oss, används för att kommunicera med dig. Den behandling som görs är nödvändig för vårt berättigade intresse av att effektivt kunna kommunicera med dig kopplat till din ansökan eller rekryteringsprocessen.
Administration av inkommande ansökningar. Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna administrera och hantera inkommande ansökningar. Denna behandling är grundad på vårt berättigade intresse av att kunna ha en strukturerad ansöknings- och urvalsprocess.
Rekrytering och urval. Vi kommer att behandla dina personuppgifter under rekryteringsprocessen för att kunna bedöma huruvida du passar för tjänsten och Värmex AB, grundat i vårt berättigade intresse av att kunna hitta rätt personal till företaget.
För att försvara oss mot eller göra gällande rättsliga anspråk. Vi lagrar information vi bedömer är strikt nödvändig för att kunna försvara oss mot eller göra gällande rättsliga anspråk samt tillvarata och uppfylla våra juridiska rättigheter och skyldigheter, exempelvis kopplat till diskrimineringsanspråk.
För framtida lediga tjänster. För det fall du samtycker till det sparar vi din ansökan för det fall du skulle kunna bli aktuell för en annan tjänst hos oss.

För samtliga

Mottagare av personuppgifter

Personer som arbetar hos oss eller för oss (inklusive konsulter). Dina personuppgifter kommer att delas med personer som arbetar hos eller för oss, men detta gäller bara de personer som behöver tillgång till dem för att kunna utföra sina arbetsuppgifter.
Tjänsteleverantörer. Dina personuppgifter delas med utvalda företag som hjälper oss att leverera våra tjänster. Dessa leverantörer är:
- underentreprenörer för byggprojekt,
- molntjänster för lagring,
- IT-support,
- CRM-system,
- tjänster för fakturering och bokföring,
Myndigheter och andra offentliga aktörer. Dina personuppgifter kan ibland behöva delas med myndigheter, domstolar och andra parter. Detta gäller om det krävs av oss för att följa lagen eller för att besvara en begäran från tillsynsmyndigheter eller andra myndigheter.
Parter involverade i en rättsprocess. Dina personuppgifter kan vid en rättsprocess delas med de aktörer, såsom jurister, som är involverade i rättsprocessen.
Parter involverade i en företagstransaktion. I det fall vi i framtiden beslutar att sälja eller överföra hela eller delar av bolaget kan dina personuppgifter behövas delas med eller överföras till parter som är involverade i den processen.

Dessa mottagare är antingen separat ansvariga för dina personuppgifter eller personuppgiftsbiträden där de endast får behandla personuppgifter enligt vår instruktion.

Överföringar till tredje land

Vi strävar alltid efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES. Dina personuppgifter kan dock ibland behöva överföras till företag utanför EU/EES när vi använder oss av en tjänsteleverantör med säte eller server utanför EU/EES.

Du bör känna till att andra regler kan gälla för dina personuppgifter utanför EU/EES, som ibland kan innebära ett sämre skydd. Vi väljer dock alltid våra tjänsteleverantörer med omsorg och vidtar nödvändiga åtgärder som krävs för att säkerställa att dina personuppgifter alltid erbjuds en adekvat skyddsnivå i enlighet med den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR). Dessa åtgärder inkluderar att vi ingår EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller säkerställer att tjänsteleverantörer befinner sig i ett land som EU-kommissionen har en adekvat skyddsnivå alternativt att företaget, om det befinner sig i USA, är anslutet till Privacy Shield.

Vill du veta mer exakt vilka skyddsåtgärder vi tillämpar rörande dina personuppgifter? Vänligen kontakta oss på info@varmex.se

Lagring och gallring

Vi kommer att spara dina personuppgifter så länge det är motiverat för syftet med behandlingen. Därefter raderas eller avidentifieras (”anonymiseras”) uppgifterna.

Hur länge vi sparar dina personuppgifter beror på typ av uppgift. Samma uppgift kan ibland sparas för olika ändamål. T.ex. kan en uppgift sparas för att lagen kräver det, trots att den har gallrats bort och anonymiserats för andra syften.

Vi kontrollerar regelbundet behovet av att spara dina uppgifter, med hänsyn till tillämpliga lagkrav.

Personuppgifter om kunder, leverantörer och samarbetspartners lagras generellt under tiden för vårt avtalsförhållande. Efter vårt avtalsförhållande sparas dina personuppgifter i upp till 10 år för att vi ska kunna kontakta dig som tidigare kund eller leverantör samt vid behov för att försvara oss mot eller göra gällande rättsliga anspråk.

Har du hört av dig till oss och visat intresse för våra tjänster sparar vi dina kontaktuppgifter i upp till 1 år för att kunna kontakta dig igen i marknadsföringssyfte.

Har du sökt arbete hos oss, lagras dina personuppgifter generellt sett under rekryteringsprocessen och om du blir anställd hos oss sparar vi dina personuppgifter under din anställning (för andra syften än ovan, vilket du kommer att bli informerad om). Om du inte går vidare i rekryteringsprocessen sparar vi dina personuppgifter grundat på ditt samtycke i upp till 1 år, eller kortare om du återkallar ditt samtycke, för det fall du kan bli aktuell för en annan tjänst hos oss. Information om dig som vi bedömer nödvändig för att vi ska kunna försvara oss mot rättsliga anspråk rörande diskriminering lagras i upp till 2 år.

Personuppgifter som behandlas med ditt samtycke som laglig grund raderas om du återkallar ditt samtycke. Notera att detta dock inte påverkar vår rätt att behandla uppgifterna innan återkallelsen.

Dina personuppgifter kan också komma att sparas en längre tid om det krävs enligt lag, t.ex. om dina personuppgifter behövs för att vi ska kunna uppfylla rättsliga förpliktelser som åvilar oss enligt lagar om beskattning och bokföring. Dina uppgifter kommer i så fall bara användas för att uppfylla dessa skyldigheter.

Dina rättigheter som registrerad

Få information om och tillgång till din data. Du kan när som helst begära information om vi behandlar dina personuppgifter och hur dessa har inhämtats, används, delas m.m. samt få en kopia av dina personuppgifter. Den första kopian du begär får du alltid gratis. Vid upprepade och orimliga förfrågningar om kopior kan vi dock komma att ta ut en administrativ avgift.
Invända mot en behandling vi gör. Du har rätt att invända mot att dina personuppgifter behandlas för berättigade intressen och vi måste upphöra med behandlingen om vi inte kan visa att det finns tvingande berättigade skäl för fortsatt behandling. Du kan kontakta oss för att få mer information om den intresseavvägning som har gjorts för de behandlingar som vi grundar på våra berättigade intressen.
Radera dina personuppgifter. Du har rätt att begära att en uppgift om dig raderas om uppgiften inte längre är nödvändig för syftet som den samlades in eller på annat sätt behandlas för, eller om det saknas laglig grund för att behandla uppgiften.
Rätta felaktiga uppgifter. Du har rätt att begära att felaktiga personuppgifter om dig rättas. Du har även rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter.
Begränsning av en behandling vi gör. Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas tills felaktiga uppgifter har rättats eller en invändning från dig har hanterats.
Återkalla ett samtycke du givit oss. Du har rätt att när som helst återkalla ett samtycke som du har lämnat till oss. Notera dock att det inte påverkar den behandling som utförts innan återkallelsen.
Flytta din data till en annan personuppgiftsansvarig. Du har, i vissa fall, rätt att få ut de personuppgifter som vi behandlar om dig för att uppfylla vårt avtal med dig för att kunna överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig.
Lämna in klagomål till tillsynsmyndighet. Du har rätt att kontakta och lämna in klagomål hos Datainspektionen om du anser att dina personuppgifter har hanterats felaktigt av oss. Läs mer på www.datainspektionen.se. Du kan även höra av dig till tillsynsmyndigheten i det land där du bor eller arbetar.

Om du begär att vi begränsar eller raderar dina personuppgifter kan det påverka eller hindra viss användning av våra tjänster. Du bör även känna till att det kan finnas lagregler som begränsar, eller utökar, dina rättigheter. T.ex. kan rättsliga skyldigheter hindra eller ge oss rätt att inte lämna ut, radera eller flytta delar av dina uppgifter.

Vid frågor angående hanteringen av dina personuppgifter, kontakta info@varmex.se

Uppdateringar i policyn

Denna policy kan ibland behöva ändras eller uppdateras. Den senaste versionen av vår integritetspolicy kommer alltid att finnas tillgänglig på vår hemsida. Om några betydelsefulla ändringar görs kommer du att informeras om detta på vår hemsida eller på annat lämpligt sätt.